Etter flere års arbeid utkom Norsk kulturråds videokunstutredning «Å bevare det flyktige», vinteren 2007. Publikasjonen pekte på at mye norsk videokunst var i dårlig teknisk tilstand, var lite tilgjengelig, og ble lite vist, og anbefalte etablering av et nasjonalt arkiv for videokunst. Arkivet skulle sikre at videokunst bevares, sikres, restaureres, konserveres og/eller oppdateres teknisk, og sørge for at de verk og det materialet som blir bevart, blir gjort tilgjengelig og formidlet på ulike måter.

Kulturrådet støttet utvalgets anbefaling og i desember 2010 ble det utlyst et tre-årig pilotprosjekt. Høsten 2011 ble oppdraget tildelt PNEK (Produksjonsnettverk for elektronisk kunst), som fikk ansvaret for å utvikle en organisasjons- og driftsmodell for et landsdekkende arkiv og kompetansesenter og -nettverk for videokunst. Digitalisering, arkivering og formidling skulle baseres på samarbeid mellom ulike faginstitusjoner, miljø og organisasjoner og arkivering og tilgjengeliggjøring skulle baseres på åpne standarder som gjør det mulig med samkjøring med andre systemer og mellom fagmiljø. Stortingets forutsetninger for arkivutvikling og -system skulle ligge til grunn for prosjektet.

Pilotprosjekt 2011-2015

Pilotprosjektet ble gjennomført fra 2011-2015 med Per Platou som prosjektleder og Ida Lykken Ghosh som koordinator. Det ble også oppnevnt en ressursgruppe bestående av Marit Paasche (med hovedansvar for forskning), Ivar Smedstad (eldre teknikker) og Anne Marthe Dyvi (formidling). Norgesfilm AS var teknisk hovedpartner. Pilotprosjektet var finansiert av Norsk kulturråd, som står som formell eier av prosjektet.

I prosjektperioden ble det jobbet parallelt med utvikling og utprøving av tekniske løsninger; innsamling, digitalisering og katalogisering av materiale; forskning, blant annet i form av dybdeintervjuer med norske videokunstnere; samt at de overordnende retningslinjene og prinsippene for Videokunstarkivet ble utformet.

Kartlegging, innsamling og digitalisering
Kartleggingen og innsamling av materiale bygget videre på tidligere forsøksprosjekter som Atelier Nords videoarkiv/digitaliseringsprosjekt fra 2005, Kunstcentralens liste over norske videoverk fra 1998 og Atopia/Farhad Kalantarys arbeid som ledet fram til utstillingen Retrospektiv. Film- og videokunst i Norge 1960-90 i 2011. Videokunstarkivet har i tillegg fått bidrag og hjelp fra en lang rekke enkeltkunstnere og av institusjoner som Henie-Onstad Kunstsenter, Kunstnernes Informasjonskontor, Museet for Samtidskunst, Punkt Ø, Høstutstillingen, Zoolounge, Universitetet i Oslo / Intermedia, Sceneweb, Kortfilmfestivalen, Norsk Filminstitutt, Kunstbanken Hedmark Kunstsenter og NRK.

I prosjektperioden ble det prioritert å digitalisere verk fram til og med 1980-tallet siden disse er mest utsatt for forvitring, og fordi avspillere og kompetanse til å bruke disse er i ferd med å bli borte. Da pilotprosjektet utløp var det registrert om lag 2 000 videoer, hvorav ca 500 var digitalisert, samt at et hundretall analoge mastertaper var arkivert. Mesteparten av den før-digitale videokunsten er i dag i trygg forvaring i Videokunstarkivet, samtidig som samlingen av samtidsvideo stadig øker.

Prinsipper og retningslinjer
Videokunst er et flytende begrep som vanskelig kan isoleres, og som i løpet av sin korte historie har inngått i en rekke forskjellige sammenhenger. Selv om Videokunstarkivet har valgt å plassere videokunsten i en billedkunstnerisk kontekst, knytter det også forbindelser til både film-, performance- og mediakunstfeltet og andre relevante uttrykksformer. I tillegg til klassiske videokunstarbeider og videoinstallasjoner inneholder arkivet derfor også alt fra eksperimentfilm til dokumentasjon av forskjellige former for tidsbasert kunst. Prinsippet for katalogiseringen er at hvert verk og hver kunstner skal behandles individuelt.

Bedømmelsen av kunstens kvalitet og betydning er alltid i endring. Siden ingen vet hva som vil sees på som viktig eller bra om 50 år, arbeider Videokunstarkivet etter prinsippet «alt skal med». I tillegg til videofiler etterstreber arkivet også å inkludere mest mulig foto, tekst, dokumentasjon, nettlenker og annet som er relatert til videoarbeidene, og til kunstnerne i arkivet. I samsvar med Nasjonalmuseets øvrige praksis, er det ikke mulig å slette verk fra arkivet.

Videokunstarkivet skal være et arkiv for fremtiden og etterstreber derfor å inneholde originalfiler av høyest mulig kvalitet. Når det gjelder digitalisering av før-digital video er det valgt en oppløsning som ivaretar verkenes «materialitet» knyttet til spesifikke teknologier, og som er av en slik kvalitet at man i prinsippet skal slippe re-digitalisering senere. Også i innsamlingen av nyere digital video bes det om originalfiler i høyest mulig oppløsning.

Archive Tool
Videokunstarkivet drives ved hjelp av Archive Tool, en programvare utviklet i nært samarbeid med Norgesfilm og Toxus, og skreddersydd for arkivering, visning og distribusjon av video. Alle oppføringer og endringer i databasen blir logget, og alt som skjer i databasen er reversibelt for administrator (som i Wikipedia). Skjer det en feil i databasen, kan den alltid rettes opp igjen. Archive Tool transkoder automatisk til de visnings-/distribusjonsformater man til enhver tid måtte trenge. Programvaren har åpen kildekode og kan dermed tas i bruk og videreutvikles av andre.

De forskjellige brukerne av videokunstdatabasen (som administrasjon, kunstnere og forskere/kuratorer) har forskjellige tilgangsnivåer i Archive Tool. Alle brukergrupper kan bla gjennom og forhåndsvise de digitaliserte videoarbeidene i databasen. Kunstnere med arbeider i arkivet kan til en hver tid også laste ned eget materiale fra arkivet, legge til og redigere metadata knyttet til egne verk, samt laste opp nye arbeider. Kunstnere kan også dele sitt materiale med eksterne brukere. Kuratorer, forskere og andre med tilgang til databasen kan bla gjennom og forhåndsvise alle arbeider i databasen, men kan ikke laste ned noe uten eksplisitt tillatelse fra kunstneren.

Etter pilotprosjektet

Da pilotprosjektet tok slutt i oktober 2015, hadde Videokunstarkivet utviklet et ferdig arkivverktøy og registrert ca. 2.000 videoer, hvorav rundt 500 var digitalisert, samt at et hundretalls analoge mastertaper var deponert. I rapporten konkluderte prosjektledelsen med å foreslå etablering av Videokunstarkivet som en egen institusjon og at Nasjonalbiblioteket skulle stå for arkivering av store masterfiler, samt eventuelle fysiske gjenstander.

Etter pilotprosjektet utløp har Kulturrådet gitt mandat for videreføring av pilotprosjektet flere ganger. I denne videreføringsfasen, fortsetter Videokunstarkivet å drifte arkivløsningen, å ivareta og sikre databasen og det analoge originalmaterialet, samt å digitalisere og samle inn nytt materiale.

Høsten 2016 vedtok Kulturrådet at Videokunstarkivet ikke skal opprettes som egen stiftelse, men skal underlegges eksisterende nasjonale institusjoner. Vinteren 2020 bestemte Kulturdepartementet at arkivet skulle plasseres under Nasjonalmuseet, som et referansearkivet. I tilskuddsbrevet for 2020 til Nasjonalmuseet fra Det kongelige kulturdepartement (datert 9. januar 2020) står følgende:

« […] Det legges til grunn at dette arkivet vil være et viktig kildemateriale for kunsthistorisk forskning og at det mest naturlige sted å gjøre dette tilgjengelig, er Nasjonalmuseets bibliotek og arkiv. Den digitale bevaringen bør skje i samarbeid med Nasjonalbiblioteket f.o.m. 2020. Departementet ber om at museet forbereder en slik overtakelse i samarbeid med Nasjonalbiblioteket og videokunstarkivet.»

Videokunstarkivet fra 2021

Fra januar 2021 var Videokunstarkivet på plass i Nasjonalmuseets bibliotek- og arkivseksjon. Nasjonalmuseet ønsker å fortsette det gode arbeidet med å drifte, vedlikeholde og berike arkivet som den gode ressursen den er –  ikke minst for kunstnere, men også for forskere, kuratorer, museer og samlinger som gis en kontrollert tilgang til arkivressursen.

Det er viktig å presisere at Videokunstarkivet er et separat prosjekt som ikke har noe med Nasjonalmuseets samling å gjøre. Videokunstarkivet er verken et fysisk arkiv eller en samling.  Det er et referansearkiv som peker inn til flere samlinger og til kunstnere som selv kan legge til videoverk, redigere og hente data og filer. Videokunstarkivet skal ikke eie verk, drive distribusjon eller salg av verk, men være et digitalt oppslagsverk som reflekterer og favner videokunst i Norge de siste drøye 50 år. Kunstneren har full råderett over bruk/visning av egne arbeider i Videokunstarkivet.

Gjennom portalen videokunstarkivet.org fortsetter arkivet slik det ble utviklet under pilotprosjektperioden: Kunstnere skal kunne legge inn sine verk med tilhørende verksopplysninger, og de skal kunne laste opp filer som tas sikkert vare på – masterfiler og visningsfiler, samt tilhørende dokumentasjon, som stillbilder, tekstmateriale, o.a. knyttet til selve verket. I tillegg skal det gis brukertilgang til kunstnere, kuratorer, forskere, museer og samlinger.

Etter overtakelse har Nasjonalmuseet hatt en gjennomgang av kriteriene og prinsippene for hva som skal inkluderes i arkivet videre. Nasjonalmuseet ønsker å videreføre de grunnleggende prinsippene for Videokunstarkivet som ble utarbeidet i pilotprosjektperioden, og de målene som hele tiden har fulgt prosjektet, men med en tydeliggjøring av definisjonen av videokunst og kriteriene for hva som tas inn i Videokunstarkivet:

Videokunst er kunst der levende/bevegelige bilder er en vesentlig del av formatet eller utrykket, noe som også favner flermediale verk, nettkunst, m.m.

Videokunstarkivet skal inkludere alle verk som er offentlig utstilt/presentert ved norske visningssteder. Dette vil da også inkludere utenlandske kunstnere basert/bosatt i Norge, samt videokunst i norske institusjonssamlinger.

Videokunstarkivet skal inkludere videokunst som defineres under Norvegica extranea, dvs. kunstverk utgitt i utlandet med tilknytning til Norge eller norske forhold.

Videokunstarkivet skal fortsatt inkludere dokumentasjon knyttet til videokunst, dvs. verk og utstillinger som er registrert i arkivet.

Et mål for veien videre er å fortsatt sikre bevaring og tilgjengeliggjøring av kunstmediet Videokunst; at arbeidet med kartlegging og innsamling av materiale fortsettes, og at en plan for digitalisering av videoverk som fortsatt befinner seg på fysisk materiale videreføres. Samtidig er det også et mål å sørge for at videoverk fra den heldigitale perioden som startet på 2000-tallet også omfattes av en lignende kartlegging og bevaringstanke som kan hjelpe til med å styrke Videokunstarkivet som en verdifull ressurs.

En ny portal ble lansert i februar 2021 etter lang tids forberedelser og testing. Fortsatt er det Resource Space som er det underliggende DAM-systemet, eller den digitale ressurs-styringsplattformen. I det nye brukergrensesnittet er verktøyet Archive Tool blitt Archive Tool 2.0, som er mer integrert som en plug-in i Resource Space, med bedre og enklere funksjonalitet. Den nye portalen skal være enkel og tydelig å bruke, både til registrering av nye verk, samt opp- og nedlastning av filer. I tillegg skal grensesnittet gjøre at innholdet er lett å søke og finne frem i.

Fortsatt driftes videokunstarkivet av Norgesfilm, som har vært med siden pilotprosjektets oppstart.

Fra 2022 fikk vi på plass en avtale med Nasjonalbiblioteket om langtidslagring av filer. Dette er et samarbeid mellom nasjonale institusjoner som har vært ønsket av både Kulturdepartementet, Kulturrådet og ikke minst som også ble påpekt som en ønsket løsning for Videokunstarkivet i rapporten fra pilotprosjektet. Dette innebærer at alle masterfiler langtidslagres av Nasjonalbiblioteket. Disse filene vil ikke være tilgjengelige for noen andre.
Masterfil er den filen som lastes opp i portalen. Ved opplasting prosesserer og transkoder systemet to filer:
1. en webfil, som er en komprimert visningsfil. Denne filen vil være tilgjengelig for avspilling for alle som har brukertilgang til Videokunstarkivet. Den kan altså ikke lastes ned.
2. en HQ-fil/mezzanin-fil, som er et mellomformat mellom masterfil og webfil. Denne filen er kun tilgjengelig for kunstner selv.